Gestiamo l'emergenza
COVID-19 in sicurezza

Meeting ed eventi in hotel

Protocollo UNAsafe e linee guida

A causa della pandemia COVID-19 il mondo dell’Ospitalità non è più lo stesso. Cambia  il  modo  di  lavorare, cambia  il  modo  di  socializzare, cambia  il  modo di incontrarsi. Queste modifiche si estendono al modo in cui i nostri Ospiti decidono di soggiornare nelle strutture alberghiere, interagiscono tra di loro e con i collaboratori Gruppo UNA, gestiscono  le  loro  attività  e  usufruiscono  dei  servizi  proposti. 

Oggi  l’ospitalità  Gruppo  UNA non è solo sicura, ma è anche “sanificata e garantita”.

 

Per l'adeguata gestione di meeting, eventi, conferenze ed esposizioni sono stati attivati specifici protocolli e regole di comportamento, mantenendo elevati standard alberghieri e attente procedure di sicurezza. In particolare abbiamo identificato quattro macro aree di intervento sulle quali abbiamo pianificato l’operatività dei nostri hotel, residence e resort:

  1. linee guida e obblighi;
  2. gestione servizi ristorativi;
  3. nuovi meeting setup;
  4. modalità di cancellazione agevolate
  5. tampone pre-evento.

 

NEGLI HOTEL GRUPPO UNA E' PREVISTO:

  • il rispetto del distanziamento sociale previsto dalla normativa di riferimento che può cambiare in base alle variazioni dello scenario epidemiologico;
  • l’obbligo di utilizzo di mascherine protettive, salvo deroghe normative;
  • la disponibilità di gel sanificante all’ingresso della sala meeting;
  • il controllo della temperatura corporea con termometro o scanner digitale ad ogni ingresso, se previsto dalla normativa;
  • la pulizia e sanificazione della sede del meeting in ottemperanza alle norme di legge;
  • un piano di emergenza finalizzato alla gestione della presenza di un Ospite che manifesta febbre superiore ai 37.5°C e sintomi da COVID-19;
  • percorsi separati per l’entrata e per l’uscita, ove possibile;
  • un’adeguata informazione sulle misure di prevenzione in più lingue, sia mediante l’ausilio di apposita segnaletica e cartellonistica e/o sistemi audio-video, sia ricorrendo a eventuale personale addetto, incaricato di monitorare e promuovere il rispetto delle misure di prevenzione. Entrambe le soluzioni prevedono un chiaro appello al senso di responsabilità degli Ospiti stessi;
  • la disponibilità di prodotti per l’igiene delle mani in più aree dell’hotel (es. sale, aule, servizi igienici, etc.) e relativi richiami ad un frequente utilizzo degli stessi;
  • la sanificazione di tutti i dispositivi e delle attrezzature a disposizione di Relatori, Moderatori e Uditori (es. microfoni, tastiere, mouse, puntatori laser, etc.) prima dell'utilizzo;
  • la riorganizzazione degli spazi nelle aree espositive, con riferimento ai settori occupati dai singoli espositori, in modo da favorire la distanza di sicurezza prevista dalla normativa vigente e dalle aree di rischio e valutare il contingentamento degli accessi ai singoli stand;
  • un supporto all’Organizzatore dell’evento nel rendere disponibili (con eventuale supplemento) supporti informativi cartacei o digitali, oltre a materiali promozionali e gadget, ai quali il visitatore accede previa igenizzazione delle mani;
  • la regolare pulizia e sanificazione degli ambienti, realizzata al termine di ogni attività degli Ospiti, con particolare attenzione alle superfici più frequentemente toccate, ai servizi igienici e alle aree comuni (es. aree ristoro, tastiere dei distributori automatici di bevande e snack).
  • le presenti indicazioni si applicano anche alle attività formative da realizzare nei diversi contesti (aula, laboratori e imprese) compresi gli esami finali (teorici e/o pratici), le attività di verifica, di accompagnamento, tutoraggio e orientamento in gruppo e individuali;
  • viene definito, con apposita cartellonistica, il numero massimo di presenze contemporanee in relazione ai volumi di spazio e ai ricambi d’aria ed alla possibilità
  • di creare aggregazioni in tutto il percorso di entrata, presenza e uscita, se previsto dalla normativa vigente ed in base alle aree di rischio;
  • è obbligatorio tenere l’elenco dei soggetti che hanno partecipato alle attività per un periodo minimo di 14 giorni (salvo deroghe di natura regionale), al fine di consentire alle strutture sanitarie competenti di individuare eventuali contatti;
  • è obbligatorio mantenere aperte, a meno che le condizioni meteorologiche o altre situazioni di necessità non lo consentano, porte, finestre e vetrate al fine di favorire il ricambio d’aria naturale negli ambienti interni. In ragione dell’affollamento e del tempo di permanenza degli occupanti, dovrà essere verificata l’efficacia degli impianti al fine di garantire l’adeguatezza delle portate di aria esterna secondo le normative vigenti. In ogni caso, l’affollamento deve essere correlato alle portate effettive di aria esterna;
  • nei servizi igienici va mantenuto in funzione continuata l’estrattore d’aria.

UNAsafe

Con il protocollo ufficiale UNAsafe gli hotel e resort Gruppo UNA hanno scelto di dotarsi di una serie di misure operative volte a garantire la massima sicurezza dei propri Ospiti, offrendo un’esperienza di soggiorno non solo sicura, ma anche “sanificata e garantita”.

Test in hotel

Per gli ospiti o i clienti esterni sprovvisti di Green Pass e partecipanti ad eventi e meeting che si svolgono all’interno degli hotel e resort UNA Esperienze, UNAHOTELS ed UNAWAY, Gruppo UNA offre un servizio di erogazione tamponi rapidi pre-evento per la ricerca di antigene di SARS-CoV-2. Il giorno dell’evento il servizio sarà eseguito presso l’hotel e il referto, utile per il Green Pass, sarà fornito dal personale sanitario entro 15 minuti direttamente al singolo partecipante.

 

Il servizio è disponibile su richiesta con un preavviso di almeno 7 giorni ed è gestito da personale sanitario convenzionato con SiSalute, marchio di UniSalute Servizi. Per informazioni e prenotazioni scrivere a meeting@gruppouna.it.

Obblighi

Nella zona antistante la sala meeting e all’interno della stessa sono previsti vari obblighi tra i quali:
•    l'obbligo di rispettare il principio del distanziamento sociale come da direttiva nazionale;
•    valutazione preventiva di ogni possibilità di allestimento degli spazi, garantendo percorsi di accesso e di uscita;
•    viene incrementata la frequenza dei ricambi d’aria;
•    pulizia e igienizzazione di tutte le superfici lavabili;
•    dotazione di sole bottiglie d’acqua monouso;
•    gel sanificante all’ingresso e all’uscita della sede congressuale;
•    obbligo di indossare la mascherina durante l’evento e i servizi transfer;
•    registrazione necessaria per tutti i partecipanti all’evento;
•    i desk di registrazione e accoglienza devono essere dotati di protezione in plexiglas e posizionati in modo da garantire il distanziamento sociale.

Servizi Ristorativi

In ambito ristorativo Gruppo UNA applica il distanziamento interpersonale previsto dalle normative e dalle Linee Guida vigenti ed in base alle Aree di Rischio Epidemiologico segnalandolo con apposita cartellonistica e garantisce l’utilizzo.


Coffee Break

Nelle sale possono essere allestite coffee station corredate di distributori di acqua con servizio self service e stoviglie monouso.

Eventuale pasticceria o biscotteria di accompagnamento al coffee break è somministrata da personale addetto.

La modalità self-service può essere eventualmente consentita per coffee break realizzati esclusivamente con prodotti confezionati in monodose.

Aree Comuni

Per aree comuni si intendono i foyer, atrii, aree riposo, eventuali aree ristorazione di libero accesso e altri spazi di utilizzo comune. In queste aree vigono le regole generali di distanziamento sociale e utilizzo dei DPI richiamati in precedenza.

Servizi Igienici

I servizi igienici devono essere utilizzati nel rispetto

Meeting Setup

Il posizionamento delle sedute garantisce il distanziamento sociale previsto dalla normativa di riferimento e può essere organizzato come segue:
•    nel caso di allestimento a sedute fisse è previsto l’utilizzo di un posto ogni tre, a scacchiera;
•    nel caso di allestimento a sedute mobili è previsto il posizionamento delle sedute a un metro di distanza l’uno dall’altra sia in orizzontale sia in verticale, a scacchiera;
•    i posti a sedere non utilizzabili sono ben identificabili da apposita segnaletica;
•    il numero di posti a sedere è adeguato al numero dei partecipanti;
•    si consiglia all’organizzatore congressuale di assegnare un posto fisso numerato a ogni partecipante, da utilizzare per tutta la durata dell’evento;
•    nel limite del possibile l’accesso e il deflusso alla sala sono organizzati con ingressi e uscite diverse, identificate da apposita segnaletica;
•    il podio dei relatori è posizionato a una distanza di almeno 2 metri da qualsiasi altra fila sul palco e dalla prima fila;
•    nel caso si utilizzino telecomandi, laptop o altri dispositivi di uso comune, è prevista la sanificazione tra un uso e l’altro;
•    i moderatori seduti al tavolo devono mantenere una distanza interpersonale minima di 1 metro;
•    la Direzione Hotel può prevedere dei supplementi per le attività di sanificazione e l’eventuale incremento di dotazione o attività (personale) per garantire la salute e la sicurezza degli ospiti a contenimento del rischio di contagio da COVID-19.
Quanto sopra esposto è valido salvo deroghe, restrizioni o integrazioni definite dalla normativa nazionale, regionale, locale, o variazioni dello scenario di rischio epidemiologico.