Gestiamo l'emergenza
COVID-19 in sicurezza

Meeting ed eventi in hotel

Protocollo UNAsafe e linee guida

A causa della pandemia COVID-19 il mondo dell’Ospitalità non è più lo stesso. Cambia  il  modo  di  lavorare, cambia  il  modo  di  socializzare, cambia  il  modo di incontrarsi. Queste modifiche si estendono al modo in cui i nostri Ospiti decidono di soggiornare nelle strutture alberghiere, interagiscono tra di loro e con i collaboratori Gruppo UNA, gestiscono  le  loro  attività  e  usufruiscono  dei  servizi  proposti. 

Oggi  l’ospitalità  Gruppo  UNA non è solo sicura, ma è anche “pulita, sanificata e garantita”.

 

Per l'adeguata gestione di meeting, eventi, conferenze ed esposizioni sono stati attivati specifici protocolli e regole di comportamento, mantenendo elevati standard alberghieri e attente procedure di sicurezza. In particolare abbiamo identificato quattro macro aree di intervento sulle quali abbiamo pianificato l’operatività dei nostri hotel, residence e resort:

  • linee guida e obblighi;
  • gestione servizi ristorativi;
  • nuovi meeting setup
  • modalità di cancellazione agevolate.

 

Gruppo UNA prevede:

  • il rispetto del distanziamento sociale per il quale, anche nelle attività relative a eventi e congressi, le persone devono trovarsi ad almeno 1 metro di distanza l’una dall’altra;
  • l’obbligo di utilizzo di mascherine protettive;
  • la disponibilità di gel sanificante all’ingresso della sala meeting;
  • il controllo della temperatura corporea con termometro o scanner digitale ad ogni ingresso, compatibilmente con la normativa regionale;
  • la pulizia e sanificazione della sede del meeting in ottemperanza alle norme di legge;
  • un piano di emergenza finalizzato alla gestione della presenza di un Ospite che manifesta febbre superiore ai 37.5°C e sintomi da COVID-19;
  • percorsi separati per l’entrata e per l’uscita, ove possibile;
  • un’adeguata informazione sulle misure di prevenzione in più lingue, sia mediante l’ausilio di apposita segnaletica e cartellonistica e/o sistemi audio-video, sia ricorrendo a eventuale personale addetto, incaricato di monitorare e promuovere il rispetto delle misure di prevenzione. Entrambe le soluzioni prevedono un chiaro appello al senso di responsabilità degli Ospiti stessi;
  • il deposito di indumenti e oggetti personali nel guardaroba in appositi sacchetti porta abiti, previo accordo con l’Organizzatore dell’evento;
  • la disponibilità di prodotti per l’igiene delle mani in più aree dell’hotel (es. sale, aule, servizi igienici, etc.) e relativi richiami ad un frequente utilizzo degli stessi;
  • la sanificazione di tutti i dispositivi e delle attrezzature a disposizione di Relatori, Moderatori e Uditori (es. microfoni, tastiere, mouse, puntatori laser, etc.) prima dell'utilizzo;
  • la riorganizzazione degli spazi nelle aree espositive, con riferimento ai settori occupati dai singoli espositori, in modo da favorire il rispetto del distanziamento interpersonale e valutare il contingentamento degli accessi ai singoli stand;
  • un supporto all’Organizzatore dell’evento nel rendere disponibili (con eventuale supplemento) supporti informativi cartacei o digitali, oltre a materiali promozionali e gadget da distribuire preferibilmente in espositori con modalità self-service, ai quali il visitatore accede previa igienizzazione delle mani;
  • la regolare pulizia e sanificazione degli ambienti, realizzata al termine di ogni attività degli Ospiti, con particolare attenzione alle superfici più frequentemente toccate, ai servizi igienici e alle aree comuni (es. aree ristoro, tastiere dei distributori automatici di bevande e snack).

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Per l’adeguata gestione di meeting ed eventi sono stati attivati specifici protocolli e regole di comportamento, mantenendo elevati standard alberghieri e attente procedure di sicurezza.

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Promozione valida per eventi organizzati tra  il 01/12/2020 ed il 05/04/2021.

Protocollo UNAsafe

Con il protocollo ufficiale UNAsafe gli hotel e resort Gruppo UNA hanno scelto di dotarsi di una serie di misure operative volte a garantire la massima sicurezza dei propri Ospiti, offrendo un’esperienza di soggiorno non solo sicura, ma anche “pulita, sanificata e garantita”.

Nel 2020, il protocollo UNAsafe e la sua effettiva applicazione negli hotel coinvolti è stata sottoposta alla verifica di DNV GL - Business Assurance, uno dei principali enti di certificazione al mondo e leader nell’evoluzione digitale dei servizi di assurance.

Obblighi

Nella zona antistante la sala meeting e all’interno della stessa sono previsti vari obblighi tra i quali:
•    l'obbligo di rispettare il principio del distanziamento sociale come da direttiva nazionale;
•    valutazione preventiva di ogni possibilità di allestimento degli spazi, garantendo percorsi di accesso e di uscita;
•    viene incrementata la frequenza dei ricambi d’aria;
•    pulizia e igienizzazione di tutte le superfici lavabili;
•    dotazione di sole bottiglie d’acqua monouso da 50 cl;
•    gel sanificante all’ingresso e all’uscita della sede congressuale;
•    obbligo di indossare la mascherina durante l’evento e i servizi transfer;
•    registrazione necessaria per tutti i partecipanti all’evento;
•    i desk di registrazione e accoglienza devono essere dotati di protezione in plexiglas e posizionati in modo da garantire il distanziamento sociale.

Servizi Ristorativi

Per la somministrazione di cibi e bevande Gruppo UNA fa riferimento alle specifiche norme regionali. L’area di somministrazione prevede sempre il presidio di personale addetto. Il pasto può essere servito sotto forma di piatti pronti, vassoi preconfezionati, buffet servito.

Nel caso in cui siano disponibili tavoli rettangolari lunghi viene prevista la disposizione alternata in modo da non aver altro commensale di fronte. Nel caso di tavoli normalmente da 4 persone viene limitato l’utilizzo a 2 persone. In entrambe le suddette casistiche è sempre rispettata la distanza di almeno 1 metro dai commensali.  
Ove non sia possibile organizzare dei posti a sedere, possono essere consegnati vassoi o lunch box da consumare individualmente in prossimità delle aree meeting, mantenendo il distanziamento sociale.
In ogni caso viene garantita la gestione di file ordinate, per le quali il distanziamento sociale è agevolato dalle indicazioni segnaletiche poste a terra o su paline. Nell’eventualità di grande affluenza è possibile valutare una turnazione per la somministrazione dei pasti, seguendo orari differenziati.

Nelle sale possono essere allestite coffee station corredate di distributori di acqua con servizio self service e stoviglie monouso.
La distanza tra i distributori di acqua e caffè deve essere di almeno 2 metri, avendo cura di predisporre la segnaletica per la gestione ordinata della fila nel rispetto della distanza di sicurezza. Eventuale pasticceria o biscotteria di accompagnamento al coffee break è semplice, monoporzione, con servizio assistito. La modalità self-service può essere eventualmente consentita per coffee break realizzati esclusivamente con prodotti confezionati in monodose.

Meeting Setup

Il posizionamento delle sedute garantisce il distanziamento sociale previsto dalla normativa di riferimento e può essere organizzato come segue:
•    nel caso di allestimento a sedute fisse è previsto l’utilizzo di un posto ogni tre, a scacchiera;
•    nel caso di allestimento a sedute mobili è previsto il posizionamento delle sedute a un metro di distanza l’uno dall’altra sia in orizzontale sia in verticale, a scacchiera;
•    i posti a sedere non utilizzabili sono ben identificabili da apposita segnaletica;
•    il numero di posti a sedere è adeguato al numero dei partecipanti;
•    si consiglia all’organizzatore congressuale di assegnare un posto fisso numerato a ogni partecipante, da utilizzare per tutta la durata dell’evento;
•    nel limite del possibile l’accesso e il deflusso alla sala sono organizzati con ingressi e uscite diverse, identificate da apposita segnaletica;
•    il podio dei relatori è posizionato a una distanza di almeno 2 metri da qualsiasi altra fila sul palco e dalla prima fila;
•    nel caso si utilizzino telecomandi, laptop o altri dispositivi di uso comune, è prevista la sanificazione tra un uso e l’altro;
•    i moderatori seduti al tavolo devono mantenere una distanza interpersonale minima di 1 metro;
•    la Direzione Hotel può prevedere dei supplementi per le attività di sanificazione e l’eventuale incremento di dotazione o attività (personale) per garantire la salute e la sicurezza degli ospiti a contenimento del rischio di contagio da COVID-19.